Coworking Europe 2022

Coworking Europe una comunidad global

Fue emocionante re-encontrarse con compañeros del sector, así como conocer nuevos colegas de todas las partes del mundo, desde Estados Unidos hasta el Japón. Y es que han pasado 3 años desde la última edición presencial que se celebró en Varsovia.

Este año encontramos un sector maduro con operadores consolidados y experimentados, tanto multi-marcas como coworkings independientes.

De los dos días destacamos que entre los participantes imperaba el entusiasmo, muchas ganas de compartir y numerosas conversaciones inspiradoras. Un excelente programa reflejo de un sector que ha pesar de los daños que ha ocasionado la pandemia ha conseguido adaptarse y consolidarse. Dos fantásticas fiestas para acabar de hacer networking en los espacios Social Hub y Mindspace como cierre de cada jornada. Pues sí, ¡nos lo pasamos muy bien!

Qué aprendimos en la conferencia

El contenido fue uno de los puntos fuertes de la conferencia, puedes encontrar todo el programa, ponentes y fotografías de la conferencia en este enlace.

A continuación os compartimos resumen de las charlas que encontramos más educativas: la ponencia sobre la demanda de nuevos productos, la mesa redonda sobre modelos de gestión, la ponencia sobre coworkings sin plástico y el workshop donde 20 operadores expertos diseñaron y co-crearon la estrategia de lanzamiento para un nuevo espacio de coworking.

La demanda de nuevos productos en 2023

Mike LaRosa de la plataforma de espacios Upflex, presentó las tendencias que se dan en algunos de los productos de la plataforma. Un estudio resultado de encuestas realizadas a sus usuarios. El estudio recoge más de 12.000 reservas en espacios europeos e identifica oportunidades en la oferta de productos como las mesas flex, oficinas privadas y salas de reuniones.

Tendencias – Mesas Flex:
  • Precio medio del Pase de Día: $28 / €27.
  • Rango de tarifas para mercados TIER 1 (Londres, Paris): $40-$60.
  • Rango de tarifas para mercados TIER 2 (Barcelona, Varsovia): $30.
  • Cabinas:
    • Los usuarios son dos veces más propensos a reservar una mesa flex en espacios que tienen cabinas telefónicas disponibles.
    • Es 5 veces más probable que los usuarios repitan volver al coworking si hay suficientes cabinas telefónicas.
    • Los usuarios pagarían dinero adicional para reservar una mesa flex con una cabina telefónica.
  • Monitores:
    • Los usuarios son 4 veces más propensos a reservar una mesa flex en coworkings que ofrecen el uso de monitores.
    • Los usuarios pagarían una media de 14 dólares más por una mesa con monitor.
  • Mesas de pie:
    • Los usuarios son el doble de propensos a reservar una mesa en un coworking con mesas de pie.
    • Los usuarios pagarían una media de 20 dólares más para reservar escritorios de pie.
Tendencias – Oficinas Privadas:
  • Aunque las oficinas privadas (por días) representan el menor porcentaje de inventario en la plataforma, son el producto más solicitado.
  • Las solicitudes más elevadas son para despachos privados de 2 a 4 mesas.
  • El precio medio de este producto está por encima de 275 dólares y fácilmente se puede ganar 100 dólares por persona al día.
  • El nuevo coworking: Se prefiere trabajar con colegas en una oficina privada que en los tradicionales espacios abiertos con mesas flex.
  • Reservas recurrentes: El 60% de los usuarios dicen que sería más probable que reservaran un producto premium como una oficina privada (por el día) si pudieran hacerlo de forma recurrente.
Tendencias – Salas de Reuniones:
  • Gestiona las expectativas: entrega lo que publicitas. La primera queja recibida es que la mayoría de sala de reuniones reservadas no reflejan en el perfil en la plataforma lo que en realidad son; ya sean fotos, falta de equipos audiovisuales o una configuración diferente de los asientos.
  • Horario ampliado:
    • El 15% de las solicitudes de salas de reuniones rechazadas se debieron a que los operadores no abrieron su espacio 30 minutos antes de lo que el usuario solicitaba.
    • La tarifa media de estas solicitudes de salas de reuniones rechazadas fue de 485 $/reserva.
  • Reuniones y comida: La petición número 1 que Upflex ha recibido asociada a las reservas de salas de reuniones es la de comida. Los operadores tienen la oportunidad de aumentar sus ventas o añadiendo este servicio por una tarifa adicional.
  • La dimensión importa:
    • En 2022, las solicitudes de salas de reuniones para menos de 4 personas disminuyeron un 32% de un año a otro, mientras que las solicitudes de salas de reuniones para más de 8 personas aumentaron el doble.
    • El segmento de más rápido crecimiento de las reservas de salas de reuniones es el de más de 20 personas y se suele contratar por días enteros o por varios días (para eventos).
Tendencias generales:
  • Junto las cabinas telefónicas, la amenidad preferida por los usuarios es el parking gratuito. Si dispones de aparcamiento gratuito, comercialízalo. Si dispones de aparcamiento de pago, considera las ventajas económicas, te ayudará a atraer a tu cliente.
  • Precios dinámicos: Los nuevos avances en plataformas de gestión de espacios y soluciones de control de acceso empiezan a permitir la tarificación dinámica. Utiliza la tecnología para cobrar un precio superior en los días punta (de martes a jueves) y un precio reducido en los periodos de menor afluencia.
  • Educar a un nuevo tipo de usuario: La demanda de coworking en cuanto a volumen y crecimiento actualmente procede de las empresas. Añade información adicional, descripciones, planos, etc. a tus anuncios para ayudar a facilitar el proceso de reserva y el uso del espacio.
Partnerships, reparto de ingresos, reparto de beneficios y otros modelos innovadores para encontrar el mejor acuerdo de riesgo compartido con los propietarios

Uno de los paneles más interesantes de la conferencia, la mesa estaba conformada por Alain Brossé (Industrious), John Price (Hub Australia), Elad Hod (Uffizis) y Caleb Parker (NewFlex), moderada por Pauline Roussel (Coworkies).

El panel se sumergió en una conversación que exploró modelos de negocio que presentan mayor flexibilidad tanto para el operador como para el propietario en comparación con el alquiler tradicional. Cada uno de los panelistas proveyó información sobre cómo cada uno de ellos afronta el momento de negociación con el propietario y comentando sobre qué tipo de modelos suelen concretar a pesar que no se proporcionaron porcentajes especiíficos. Dentro de estos se han mencionado diferentes modalidades de contrato de gestión, alquiler híbrido, porcentaje de ingresos, división de ingresos, entre otros tantos.

El COVID-19 marcó un precedente en el mercado inmobiliario, específicamente en la necesidad de flexibilidad por parte del operador. Sin embargo, el incremento de flexibilidad en el contrato puede verse como un gran riesgo en los ojos del propietario. Aquel que tiene una propiedad usualmente busca un ingreso mensual estable, entonces cuando se presenta otro tipo de modelo que escapa de esa rigidez se genera inseguridad y desconfianza. Además, es importante entender que la industria del coworking no alcanzó su madurez en muchos lugares, por lo que eso también genera mayor desconfianza al momento de negociar.

Estos innovadores modelos de negocio buscan acuerdos donde se encuentre el equilibrio en el riesgo y las ganancias. Por ejemplo, en un contrato de gestión se comentó que la empresa operadora toma un porcentaje (4-10%) de los ingresos brutos y/o una parte de los ingresos netos (5-10%), dando cierto margen al propietario hasta que el resultado sea robusto.

Como conclusión, se destacó la importancia de lograr una relación de confianza con el propietario, tratando cada negociación como única, sin estandarizar el proceso de manera rígida.

Sostenibilidad: Coworkings sin plástico

Manuel Maqueda, experto en economía circular y economía regenerativa, brindó una impactante presentación abordando el plástico como una plaga en nuestra sociedad y qué podemos hacer nosotros los operadores para exterminarla.

El crecimiento del plástico es exponencial. La realidad es que el plástico nunca desaparece de nuestro planeta, sino que se degrada en lo que se denomina como “microplásticos”. Hoy en día se producen aproximadamente 450 millones de toneladas de plástico, de los cuales un 40% se destina como plásticos de un solo uso (básicamente se fabrica residuo) y un 30% de éste termina en el medio ambiente. Y por encima de todo, ni el reciclaje ni los plásticos biodegradables son la solución a este gran problema: sólo puede erradicarse eliminándolo de raíz.

El daño no impacta sólo al medioambiente. Tales son las cantidades esparcidas por el mundo que ya se han encontrado microplásticos en comida y en sangre, convirtiéndose en un factor nocivo para la salud.

Desde SUPER, una certificación de sostenibilidad basada en la eliminación de plásticos, nos invitan a “desplastificar” nuestros coworkings. Las siguientes son 4 áreas de acción: bebida, comida, trabajo y comunidad.

Bebida:
  • Botellas
  • Vasos
  • Sorbetes, removedores
  • Cápsulas de café
  • Té en bolsitas
Comida:
  • Cubertería
  • Platos
  • Comida empaquetada (dulces, snacks)
Trabajo:
  • Resaltadores
  • Papel envuelto en plástico
  • Post-its envuelto en plástico
  • Dispensadores de jabón individuales
Comunidad:
  • Insignias de plástico
  • Señalización

Y pensar… “¿Qué más puede eliminarse o sustituirse?

Zach Douglas, CEO y co-fundador de Orega, acompañó a Manuel en su presentación como operador de coworking que adoptó el proceso de la certificación, y los resultados fueron sumamente positivos.

Diseñando los pasos críticos hacia la apertura de un nuevo espacio de coworking (o la apertura del próximo)

Dinámico workshop que facilitaron Vanessa Sans de HWL y Claire Carpenter de The Melting Pot donde 20 operadores expertos co-crearon la estrategia de lanzamiento y planes de acción para poner en funcionamiento un centro de coworking durante los 3 meses anteriores y posteriores a su fecha de apertura.

Se formaron 6 grupos entre los 20 asistentes. Cada grupo se centró en una área de negocio para desarrollar en 20 minutos el plan de acción mensual:

  • TI, recursos técnicos y seguridad.
  • Recursos humanos para la fase de entrega.
  • Ventas, marketing y comunicación.
  • Desarrollo de la comunidad.
  • Acondicionamiento y puesta a punto.
  • Desarrollo de operaciones internas.

El resultado del workshop… lo compartiremos más adelante. ¡Estad atentos!

Foto portada: B.Amsterdam.

Artículo escrito por Agustina Paradella y Vanessa Sans.

Coworking Europe 2022

Coworking Europe a global community

It was exciting to reconnect with industry peers and meet new colleagues from all over the world, from the United States to Japan. It has been 3 years since the last face-to-face edition, which was held in Warsaw.

This year we have found a mature market with consolidated and experienced operators, both large and independent brands.

The two days were characterized by enthusiasm, a great desire to share and many inspiring conversations among the participants. An excellent program reflecting a sector that, despite the damage caused by the pandemic, has managed to adapt and consolidate. Two fantastic parties to finish off the networking in the Social Hub and Mindspace spaces at the end of each day. Yes, we had a great time!

What we learnt at the conference

The content was one of the strong points of the conference. You can see the program and pictures here.

Here is a summary of the talks we found most educational: the presentation on the demand for new products, the round table on management models, the presentation on plastic-free coworkings and the workshop where 20 expert operators designed and co-created the launch strategy for a new coworking space.

Demand for new products in 2023

Mike LaRosa of the Upflex space platform, presented the trends occurring in some of the platform’s products. A study resulting from surveys conducted with its users. The study collects more than 12,000 bookings in European spaces and identifies opportunities in product offerings such as flex tables, private offices and meeting rooms.

Trends – Hot Desks:
  • Average Day Pass price: $28 / €27.
  • Rate range for TIER 1 markets (London, Paris): $40-$60.
  • Rate range for TIER 2 markets (Barcelona, Warsaw): $30.
  • Phone booths:
    • Users are twice as likely to book a hot desk in spaces that have phone booths available.
    • Users are 5 times more likely to repeat returning to coworking if there are enough phone booths.
    • Users would pay additional money to book a hot desk with a phone booth.
  • Monitors:
    • Users are 4 times more likely to book a hot desk at coworkings that offer the use of monitors.
    • Users would pay an average of $14 more for a table with a monitor.
  • Standing desks:
    • Users are twice as likely to book a table at a coworking with standing desks.
    • Users would pay an average of $20 more to reserve standing desks.
Trends – Private Offices:
  • Although private offices (per days) represent the lowest percentage of inventory on the platform, they are the most requested product.
  • The highest requests are for private offices of 2 to 4 desks.
  • The average price for this product is above $275 and you can easily earn $100 per person per day.
  • The new coworking: working with colleagues in a private office is preferred over traditional open spaces with flex desks.
  • Recurring bookings: 60% of users say they would be more likely to book a premium product such as a private office (by the day) if they could do so on a recurring basis.
Trends – Meeting Rooms:
  • Manage expectations: deliver what you advertise. The first complaint received is that most meeting rooms booked do not reflect in the profile on the platform what they actually are; whether it is photos, lack of audiovisual equipment or a different seating configuration.
  • Extended hours:
    • 15% of rejected meeting room requests were due to operators not opening their space 30 minutes earlier than the user requested.
    • The average rate for these rejected meeting room requests was $485/booking.
  • Meetings and food: the No. 1 request Upflex has received associated with meeting room bookings is for food. Operators have the opportunity to increase their sales or by adding this service for an additional fee.
  • Size matters:
    • In 2022, requests for meeting rooms for less than 4 people decreased 32% year-over-year, while requests for meeting rooms for more than 8 people increased twice as much.
    • The fastest growing segment of meeting room bookings is for 20+ people and is typically booked for full days or multiple days (for events).
General trends:
  • Next to phone booths, the amenity preferred by users is free parking. If you have free parking, market it. If you have paid parking, consider the economic advantages, it will help you attract your customer.
  • Dynamic pricing: New advances in space management platforms and access control solutions are starting to enable dynamic pricing. Use technology to charge a higher price on peak days (Tuesday through Thursday) and a reduced price during off-peak periods.
  • Educate a new type of user: The demand for coworking in terms of volume and growth currently comes from businesses. Add additional information, descriptions, floor plans, etc. to your ads to help facilitate the booking process and use of the space.

Partnerships, revenue sharing, profit sharing and other innovative models to find the best risk-sharing agreement with owners

One of the most interesting panels of the conference, the table consisted of Alain Brossé (Industrious), John Price (Hub Australia), Elad Hod (Uffizis) and Caleb Parker (NewFlex), moderated by Pauline Roussel (Coworkies).

The panel dove into a conversation that explored business models that present greater flexibility for both the operator and the owner compared to traditional leasing. Each of the panelists provided information on how each of them approaches the moment of negotiation with the landlord and commenting on what type of models they tend to realize even though no specific percentages were provided. Within these, different modalities of management contract, hybrid lease, percentage of revenue, revenue splitting, among others, were mentioned.

COVID-19 set a precedent in the real estate market, specifically in the need for flexibility on the part of the operator. However, the increased flexibility in the lease can be seen as a major risk in the eyes of the landlord. A property owner usually seeks a stable monthly income, so when another type of model that escapes from this rigidity is presented, it generates insecurity and distrust. In addition, it is important to understand that the coworking industry has not reached maturity in many places, so that also generates greater distrust when negotiating.

These innovative business models seek agreements that balance risk and profit. For example, in a management contract it was commented that the operating company takes a percentage (4-10%) of gross revenues and/or a portion of net revenues (5-10%), giving some leeway to the owner until the result is robust.

In conclusion, the importance of achieving a relationship of trust with the owner was stressed, treating each negotiation as unique, without rigidly standardizing the process.

Sustainability: Plastic-free Coworkings

Manuel Maqueda, expert in circular economy and regenerative economy, gave a powerful presentation addressing plastic as a plague in our society and what we as operators can do to exterminate it.

The growth of plastic is exponential. The reality is that plastic never disappears from our planet, but rather degrades into what is called “microplastics”. Today, approximately 450 million tons of plastic are produced, of which 40% is destined as single-use plastics (basically manufactured waste) and 30% of this ends up in the environment. And above all, neither recycling nor biodegradable plastics are the solution to this huge problem: it can only be eradicated by eliminating it at its root.

The damage doesn’t just impact the environment. Such are the quantities spread around the world that microplastics have already been found in food and blood, becoming a harmful factor for health.

From SUPER, a sustainability certification based on the elimination of plastics, they invite us to “de-plasticize” our coworkings. The following are 4 areas of action: drink, food, work and community.

Beverage:
  • Bottles
  • Cups
  • Sorbets, stirrers
  • Coffee capsules
  • Tea bags
Food:
  • Cutlery
  • Plates
  • Packaged food (sweets, snacks)
Work:
  • Highlighters
  • Plastic-wrapped paper
  • Post-its wrapped in plastic
  • Individual soap dispensers
Community:
  • Plastic badges
  • Signage

And to think… “What else can be eliminated or replaced?”

Zach Douglas, CEO and co-founder of Orega, accompanied Manuel in his presentation as a coworking operator that adopted the certification process, and the results were significantly positive.

Designing the critical steps towards opening a new coworking space (or opening the next one)

Dynamic workshop facilitated by Vanessa Sans of HWL and Claire Carpenter of The Melting Pot where 20 expert operators co-created the launch strategy and action plans to get a coworking center up and running during the 3 months before and after its opening date.

Six groups were formed among the 20 attendees. Each group focused on a business area to develop in 20 minutes the monthly action plan:

  • IT, technical resources and security.
  • Human resources for the delivery phase.
  • Sales, marketing and communication.
  • Community development.
  • Set-up and tuning.
  • Internal operations development.

The outcome of the workshop… we will share it later. Stay tuned!

Featured image: B.Amsterdam.

This article was written by Agustina Paradella and Vanessa Sans.