Medidas de prevención frente al COVID-19 en los espacios de coworking

El confinamiento COVID-19

El 2020 es un año que todos vamos a recordar como el año del confinamiento, del COVID-19 pero también por el año del cambio. Desde el inicio del año, el mundo se está enfrentando a unos meses de muchas pérdidas de personas queridas (3.357.450 infectados y 238.50 muertes confirmados en todo el mundo a fecha 2 de mayo del 2020 según John Hopkins Coronavirus Resource Center), aislamiento físico, confinamiento, teletrabajo forzado en casa y a quienes no les es posible teletrabajar; se les ha suspendido su actividad económica. Nadie estaba preparado, son meses muy duros y llenos de incertidumbre, momentos que debemos aprovechar para la reflexión y concienciarnos a hacer grandes cambios en la sociedad, en el sistema, en nuestros hábitos, así como en la forma en la que vivimos (y trabajamos).

El sector del coworking como la gran mayoría de los sectores ha sufrido grandes pérdidas al tener que limitar sus operaciones o bien cerrar completamente sus puertas. Los ingresos del coworking dependen íntegramente de la prestación de un servicio que incluye una serie de proveedores como el alquiler (no en todos los casos), suministros, internet, mantenimiento, limpieza, etc, además de los gastos de personal. La cuenta de resultados de cada negocio de coworking se ha visto afectada, en especial la de aquellos espacios con poco flujo de caja y/o aquellos espacios que no han conseguido negociar con sus proveedores principales y congelar pagos como el alquiler del espacio.

Durante el estado de alarma, la gran mayoría de los coworkings han optado por paralizar el cobro de cuotas a sus miembros o bien ofrecer descuentos del 50 al 100%. Además se han esforzado en cuidar más que nunca a su comunidad, realizando diferentes tipo de acciones personalizadas, ofreciendo información y soporte sobre ayudas económicas y organizando actividades online para mantener a sus miembros conectados.

Medidas de prevención COVID-19 durante el desconfinamiento

La salud y el bienestar de los miembros es el principal foco de los operadores de coworking quienes en estos momentos se están preparando para adecuar bien los centros y garantizar al máximo la seguridad y la tranquilidad de sus miembros.

Desde HWL, hemos realizado un webinar para los alumnos del Postgrado de Facility Management de la Escola Sert (Colegi d’Arquitectes de Catalunya) quienes han diseñado un plan de medidas preventivas para uno de nuestros clientes, el espacio de coworking Factory 103, una propuesta que puede ser aplicable a otros espacios de coworking y se ha elaborado siguiendo las pautas de las instituciones locales, nacionales e internacionales.

Intensificación en la limpieza

Incrementar las horas de limpieza del espacio, durante las horas de apertura al público, como después.

  • Limpieza constante de superficies de uso frecuente y espacios concurridos con productos viricidas autorizados por el Ministerio de Salud del Gobierno de España.
  • Colocar en los lavabos cisternas con sensores para evitar el contacto continuo.
  • Colocar toallas desechables tanto en los lavabos como en las cocinas, así como secamanos también para evitar el contacto continuo.
  • Lavar los utensilios de cocina como platos, vasos, tazas o tenedores a 60 grados de temperatura.
  • Vaciar y limpiar las neveras cada día.
  • Desinfección de las salas de reunión y cabinas de skype cada vez que se usen.
  • Hacer seguimiento de la  limpieza mediante una hoja de control que esté visible a todo el mundo, indicando la fecha y la hora que se ha desinfectado, además del nombre de la persona que se ha encargado de desinfectar la zona en concreto.
Regeneración del aire

La climatización y la ventilación juegan un papel importante en la propagación del COVID-19.

  • Se recomienda aumentar la renovación del aire mediante recuperadores de aire acondicionado e instalar portátiles donde sea necesario.
  • Incrementar el mantenimiento del sistema y la limpieza de filtros utilizando viricidas.
  • Os sugerimos incorporar plantas naturales purificadoras y regeneradoras de aire por todo el espacio.
  • Ventilar los espacios a diario.
Control de acceso

Durante las diferentes fases de desconfinamiento, poner un control de seguridad en recepción.

  • Instalación de mamparas en la recepción.
  • Intentar conocer el entorno de cada miembro través de una entrevista. Esta entrevista se hará de forma voluntaria y será completamente confidencial y os permitirá saber un poco el historial médico de cada uno.
  • Establecer un control de acceso y de salida en recepción para controlar el flujo de personas en todo momento.
  • Con respecto a la paquetería, pedir a los miembros que se reduzcan los pedidos y los que lleguen serán desinfectados con un espray biocida y puestos en cuarentena 24 horas.
  • En cuanto a las visitas externas, fomentar las reuniones online y en el caso de recibir visitas, se recomienda que se les tome la temperatura.
Redistribución de los espacios

Mantener la distancia física es fundamental para evitar contagios.

  • Incrementar la distancia entre los puestos de trabajo a 2 metros para puestos fix y flex.
  • Indicar recorridos con señalética de colores para mantener las distancias y no invadir los espacios.
  • Indicar con señalética vistosa los puestos flex.
  • Poner mamparas para las mesas enfrontadas.
  • Si a causa de la re-distribución se pierden estaciones de trabajo, trasladar dichos puestos a salas de reuniones u espacios comunes de forma temporal.
  • En el caso de las oficinas privadas, valorar caso a caso para asegurar la distancia y sobre todo hacerle saber a la empresa que las medidas son por su seguridad y de caracter temporal.
  • Con respecto a las zonas comunes, limitar el aforo según la fase de desescalada en la que nos encontremos.
  • En cuanto al uso de las salas de reuniones, promover las reuniones online y en el caso que no pueda ser, limitar el aforo para mantener la distancia y desinfectar las sala cada vez que se utilicen.
Otras medidas adicionales

Sobre todo os recomendamos sentido de la comunidad para adaptarse a la nueva normalidad. Además de:

  • Entrega de un kit de protección a cada coworker (mascarilla reusable, gel desinfectante y guantes desechables).
  • Instalar dispensadores de gel desinfectante en recepción, salas de reuniones, cabinas de skype, cocina y zonas comunes.
  • Se recomienda disponer de termómetro infrarrojo en caso de tener que medir la temperatura corporal.
  • Cancelar todos los eventos, tanto externos como de la comunidad, y pasarlos a formato webinar. Según fase de desescalada en la que nos encontremos, permitir los eventos con el aforo indicado en cada fase.
  • Respecto a las mascotas, se recomienda desinfectar las patas de los animales al entrar en el centro o instalar una alfombra biocida o similar.
  • Comunicar el plan de prevención a todos los coworkers y asegurarse que son conocedores del plan.

Os aconsejamos no hacer una gran inversión en los cambios, sobre todo en aquellos que afecten a la distribución y el diseño del espacio porque son cambios temporales hasta que encuentren una vacuna.

El sector del coworking se ha caracterizado por su resiliencia y capacidad rápida de adaptación y respuesta a nuevas necesidades. El coronavirus no va a ser una excepción. Esta es una oportunidad para crear un futuro de trabajo mejor, enfocado al bienestar de las personas.

Este artículo ha sido escrito por Vanessa Sans, fundadora de HWL.