En estos días de confinamiento con Ouishare organizamos el Ouilearn #13 bajo el título ¿El presente del trabajo es flexible? ¿Y el futuro? para debatir en formato webinar cómo serán los espacios de trabajo y qué estrategias flexibles van a adoptar las organizaciones a partir de la crisis del Covid-19.
Para abordar debidamente y en detalle el tema, invitamos diferentes expertos representativos de distintos sectores: Rubén Carreño, Responsable de Advisory en CBRE; Sergi Tarragona, fundador y CEO de Cloudworks; Josep Valls, Director de FM Suez España y; Mireia de las Heras, profesora de IESE Business School y directora del Centro Internacional Trabajo y Familia de IFREI. Cómo moderadores estábamos Mohammed El Youssofi de Ouishare y una servidora.
La explosión del trabajo remoto forzado
Estos últimos 3 meses, como muchos medios han mencionado, hemos vivido el mayor experimento de trabajo remoto de la historia. La crisis Covid-19 ha cambiado la forma en la que trabajamos obligándonos a muchos al trabajo en remoto desde casa. Tal y como el compañero Albert Cañigueral comenta en su artículo Cómo el Covid 19 nos acerca al futuro del trabajo:
Lo interesante ha sido ver cómo la gente que lleva años trabajando de esta manera ha alertado que la cosa de trabajar en remoto no es tan “plug & play” como nos gustaría:
- Más allá de las herramientas lo más importante es la cultura del trabajo en remoto.
- El tema de la tecnología es clave.
- Finalmente, ¿tú dispones de un espacio cómodo y la tranquilidad necesaria en casa para trabajar?
En el inicio del debate, Mireia de las Heras comenta que el trabajo en remoto durante la era coronavirus no se le puede llamar como tal; no tiene nada que ver con el idílico teletrabajo al que todos aspirábamos, es teletrabajo en situación de crisis. De todos modos, está siendo un buen experimento para demostrar que puede ser una medida factible para hacer frente a una nueva crisis si se hace en condiciones apropiadas y puede tener aspectos muy positivos tanto para los trabajadores como las empresas.
Transformación de los espacios y deslocalización de los trabajadores
Sin duda alguna, la vuelta a la nueva normalidad va a forzar a los espacios de trabajo a sufrir una transformación que tendrá un fuerte impacto en el diseño, la capacidad, la usabilidad y la salubridad de los edificios para proporcionar entornos de trabajo seguros y resilientes.
Según Rubén Carreño la tecnología va a ayudar a la vuelta a la nueva normalidad. Por un lado facilitando la continuidad de negocio gracias a herramientas que nos permiten trabajar a distancia de forma colaborativa. Por otro lado, proporcionando seguridad en los entornos de trabajo a través de la incorporación de dispositivos que fomenten el «contactless» (como por ejemplo fichar con el teléfono, apertura automática de puertas, dispensadores de gel con infrarrojos, etc).
Sergi Tarragona, recomienda que ante toda medida de prevención y protocolos de seguridad frente la propagación del virus, lo más importante es generar confianza en los trabajadores o usuarios de los espacios de trabajo. Los responsables han de educar a sus usuarios sobre cómo actuar ante esta nueva situación. Cloudworks, por ejemplo, a través de webinars y workshops online, ha comunicado a sus miembros cuál va a ser el protocolo de actuación a implementar en sus espacios, a su vez ha dado recomendaciones de cómo se espera que actúen todos los miembros ante esta nueva situación.
Josep Valls añade que una medida importante será el tema de la desinfección de los espacios, habrá una serie de medidas que se van a instalar como estándares, como consecuencia las empresas que van a salir reforzadas van a ser las de limpieza que pasarán a ser empresas de desinfección introduciendo tecnología e innovación en sus servicios.
Sobretodo, continúa Josep, uno de los impactos que vamos a sufrir es la reducción de la capacidad de ocupación en los espacios de trabajo con el fin de garantizar la distancia entre empleados. Tendremos que rediseñar la distribución de la ocupación ya sea mediante turnos de trabajo, distribuyendo a las personas entre diferentes filiales, espacios de coworkings o en sus casas. Esta reducción definitivamente cambiará la forma en la que trabajamos.
Como consecuencia muchas empresas van a optar por estrategias que promuevan el teletrabajo y la deslocalización de los empleados para estar preparados frente a otra situación similar.
Rubén afirma que empezaremos a trabajar más deslocalizados, y esta deslocalización también afectará a otros sectores como por ejemplo el retail y la restauración que también se deslocalizarán con el tiempo.
Josep explica que Suez, pionera en introducir nuevos métodos de trabajo, hace cinco años flexibilizaron el trabajo tanto en el espacio de su sede principal en Barcelona, la llamada Ciudad del Agua, como en la forma de trabajar de sus empleados, y lo extendieron al resto de sedes durante estos años. A raíz de esta crisis, Suez se está avanzando hacia el «smart work» potenciando el teletrabajo y los espacios colaborativos como los coworkings.
Según Sergi los espacios de coworking u oficinas flexibles van a jugar un papel importante en esta deslocalización. Una de las ventajas que ofrecen estos espacios a las personas son la eliminación de desplazamientos largos de los hogares a las oficinas. Estos espacios permiten poder trabajar a 10 minutos de casa sin tener que coger transporte público.
Coworking catalizador de la deslocalización
La revista Forbes, apuntaba este pasado enero en un artículo que dentro de tres años, el 35% de las empresas utilizarán espacios de trabajo flexibles. Para las organizaciones grandes son una oportunidad de mitigar el riesgo en una era marcada por ciclos comerciales más cortos y la necesidad de mantenerse ágiles en tiempos de incertidumbre (como por ejemplo la que estamos viviendo).
Según Sergi, el coworking o espacio flexible ha llegado para quedarse. Los propietarios de edificios o socimis cada vez más operarán ellos mismos este tipo de espacios para estar más cerca del usuario final, poder ofrecer mejor flexibilidad en el servicio y quedarse con una porción más grande del pastel. Mientras que el coworking tradicional y pequeño, cuyo su cliente principal son los autónomos y las pequeñas empresas, son los que se han visto más afectados en el sector por la flexibilidad de los contratos que ofrecen. Si superan esta crisis, sobrevivirán en barrios residenciales y adaptando su oferta a las empresas con contratos no tan flexibles a medio o largo plazo.
Rubén explica que desde el punto de vista de las organizaciones, esta situación está incitando a un cambio de paradigma. Antes las empresas buscaban el coworking por su flexibilidad en sus servicios pero también por la localización en zonas premium de negocios. En estos momentos el Covid-19 está haciéndonos replantear que quizás no es tan buena opción estar en el centro o en una zona de negocios de la ciudad, sino estar al lado de la zona residencial para minimizar las distancias.
Además añade que se prevee un cambio en la forma de contratación de las empresas en estos espacios. Ya no ocuparán toda una planta para tener a todos sus empleados juntos en un único sitio, sino que contratarán el servicio de coworking en función de las características de los empleados de una organización, deslocalizando a los trabajadores en diferentes espacios de coworking.
Principales factores para que una organización implemente de forma efectiva el trabajo remoto
Josep resumió los 4 ejes principales que una organización debe incorporar para transformarse en una organización flexible:
- Digitalización en los procesos de trabajo: Eliminar el papel y todo aquello que ancle a un sitio físico, disponer de toda la información en digital para poder compartirla con cualquier persona del equipo en cualquier lugar.
- Tecnología: Dotarse de dispositivos portátiles y de herramientas tecnológicas para trabajar de forma colaborativa entre los equipos de trabajo.
- El espacio físico, un lugar de encuentro: La oficina se convierte en un espacio de colaboración entre las personas para trabajar conjuntamente.
- La cultura de empresa: Se ha de dar un cambio cultural de la empresa para incorporar un modelo basado en la confianza del trabador y orientado a los resultados y no a las horas trabajadas.
Con esta pandemia se ha aprendido a no depender de la presencia física para llevar a cabo las tareas de equipo y a buscar estrategias y herramientas de carácter colaborativo. Un ejemplo es Zoom que ha pasado de 10 millones de usuarios a 200.000 en dos meses. Sin duda, para todo esto se necesita un período de adaptación; las empresas que no lo habían incorporado hasta ahora, lo han sufrido mucho más estos días.
El problema legislativo de la flexibilización de trabajo
En todos los procesos de cambio tenemos que tener en cuenta las desventajas. En este caso, tenemos que preguntarnos cómo vamos a gestionar la flexibilidad y la seguridad en este tipo de entorno de trabajo.
Mireia resalta que precisamente la legislación laboral ha sido el freno en la flexibilidad del trabajo debido a que no se adapta a su realidad, empezando por los contratos laborales, siguiendo por los accidentes durante la movilidad de los empleados y acabando por la incorporación de servicios en las empresas como guarderías que por temas legislativos está siendo muy complicado de llevarse a cabo.
La legislación tendrá que ser estudiada para adaptarse a la nueva forma de trabajar. Todo un reto porque si la flexibilización viene para quedarse habrá que abordarla bien, flexibilizar las condiciones legislativas para que asuman esta nueva realidad y se adecúen al mundo real de las empresas y de las pesonas, acaba concluyendo Mireia.
Cómo visualizamos el futuro de trabajo en 5 años
Todos coincidimos en visualizar un futuro optimista y virtual donde la oficina cada vez aportará menos valor, y el valor se encontrará en la comunidad, ya sea de una empresa o de un coworking. La oficina va a virar hacia un punto de encuentro para compartir e intercambiar conocimiento. Y la tecnología ayudará a generar una comunidad que trascienda el espacio físico a través de encuentros virtuales, afterworks o webinars, espacios virtuales mucho más avanzados que los actuales y parecidos a los reales.
La flexibilidad va a marcar un cambio en la forma que vivimos tanto en nuestro modelo de concebir los espacios como la forma en la que nos relacionamos. Las reuniones físicas se van a vincular a eventos de celebración o el tener que ir al centro de la ciudad, en breve, lo haremos para ir a relacionarnos y no para ir a trabajar. Si trabajamos más delocalizados, determinadas actividades de nuestro día a día como el retail y la restauración también se deslocalizarán como ya habíamos mencionado. El coworking crecerá en formas que todavía no conocemos o no son muy comunes, como por ejemplo, coworkings en gimnasios o centros comerciales.
Para concluir, el teletrabajo funciona pero en situación óptima, se ha de encontrar un equilibrio entre donde trabajar. Sino trabajamos en la oficina física, tenemos que considerar cuales son los elementos que aporta el espacio físico para replicarlos en el entorno virtual, teniendo en cuenta que la comunidad cada vez va a ser más importante en este tipo de entorno.
Si algo tendrá que agradecer al coronavirus una gran parte del tejido empresarial mundial, será su impulso hacia la digitalización, la flexibilización y el teletrabajo, y una parte de lo aprendido permanecerá en la nueva cultura de las organizaciones en la nueva etapa post Covid-19.
A continuación puedes ver el vídeo completo del Ouilearn #13
Imágenes cedidas por cortesía de Cloudworks.
Artículo escrito por Vanessa Sans, consultora y especialista en espacios de coworking y entornos de trabajo colaborativos.
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