Construyendo comunidades de coworking online

El crecimiento de las redes virtuales

El coronavirus ha provocado el paro de todas las actividades y operaciones de los espacios de coworking, mientras el mundo se adapta a la distancia física y a las medidas de prevención de la nueva normalidad. Para frenar la propagación del virus, hemos tenido que quedarnos en nuestras casas durante casi tres meses, y a pesar del distanciamiento físico, hemos aprendido cómo mantenernos conectados tanto social como profesionalmente con nuestros familiares, amigos, compañeros de trabajo, colaboradores y también los miembros de nuestra comunidad de coworking. A pesar de las rigurosas medidas de distanciamiento físico, las experiencias sociales han podido continuar gracias a la tecnología; las redes virtuales y comunidades de coworking online han crecido y  fortalecido conexiones.

Hace poco, leí un artículo de Cat Johnson, especialista en estrategia de contenido en comunidades de coworking, en el que presentó tres situaciones experimentadas por operadores después del cierre de los espacios. Cada situación varía en función del nivel de gestión de la comunidad del espacio:

  • Poco o nada
    Se refiere a operadores como centros de negocio u oficinas flexibles. Aquellos operadores que se centran solo en el servicio y el espacio. Los gestores del espacio no organizan actividades para los miembros y no fomentan conexiones ni sinergias. En este caso, los miembros, después del brote, pueden o no regresar, su decisión dependerá principalmente de la situación económica de cada negocio porque el espacio es tan solo un lugar done trabajar a cambio de un pago mensual.
  • El término medio
    Este tipo de operadores se centran en la hospitalidad y tienen un pequeño grupo motor de personas que contribuyen en el espacio y se benefician de la comunidad, aprecian la visión del coworking, el propósito y el potencial del espacio de trabajo. Estos miembros han conservado sus membresías a pesar del aislamiento en casa. Algunos de estos operadores han sabido crear ofertas virtuales de coworking para mantener a su comunidad motor conectada, a través de la organización de diferentes actividades y de la creación de canales de comunicación online. Han conseguido soporte y compromiso de sus miembros.
  • Todo para la comunidad
    Este caso se refiere a espacios de coworking enfocados completamente en la comunidad a la que priorizan antes que el espacio o servicio. Por lo general, se dirigen a emprendedores, autónomos y startups; y programan actividades diarias para socializar y promover la cultura de la colaboración; estamos hablando del coworking tradicional. Estos operadores han conseguido retener a los miembros, congelando las membresías o proponiendo membresías basadas en colaboraciones. Han volcado sus actividades regulares al plano online y han brindado a los miembros todo el apoyo que se necesita en época de crisis (asesoramiento legal y psicológico). Su comunidad ha permanecido con ellos gracias a las relaciones fuertes y personales establecidas entre los miembros, además de sentirse apegados al espacio de coworking al cual sienten que realmente pertenecen.

Por supuesto, en estas tres situaciones anteriores, cuando hablamos de retención de miembros durante esta crisis de salud, también tenemos que considerar otros factores importantes como son la  condiciones de alquiler, estrategia de descuentos, el flujo de caja del negocio son algunos de ellos. En mi opinión, la comunidad es importante, sin embargo el negocio de coworking no se ha de centrar solo en la comunidad.

¿Cómo llevar a tu comunidad al plano virtual?

Algunos operadores de coworking siempre han dicho que el espacio físico no es importante, que las comunidades se pueden mover contigo a donde te propongas. Yo estoy completamente de acuerdo con esta teoría por que una comunidad se compone por un grupo de personas que comparten los mismos intereses. Un buen ejemplo es Ouishare, una red internacional definida por cinco valores: colaboración, apertura, cuidado, do-cracia y beta permanente. Otro buen ejemplo es Sin Oficina, un coworking virtual español que alberga una comunidad de profesionales digitales.

En cualquier caso, esta teoría se ha puesto a prueba durante esta crisis sanitaria, muchos espacios de coworking han optado por llevar a sus comunidades al plano online para proporcionar apoyo a sus clientes y continuar ofreciéndoles servicios, además de ser capaces de mantener conectados a sus miembros en tiempos duros.

¿Cómo es tu comunidad offline de potente?

Primero, antes de llevar a tu comunidad al plano online, pregúntate cómo de fuerte y empoderada está, si tienes una comunidad débil, trabaja para fortalecerla dinamizándola. Recuerda que una comunidad crece y se fortalece gracias a las conexiones y relaciones individuales que se dan en tu espacio coworking.

¿Qué tecnología necesitas?

Lo segundo es escoger las herramientas adecuadas a utilizar así como educar a tus miembros a utilizarlas. Te recomiendo Slack y Zoom aunque existen variedad de herramientas online.

Slack es una herramienta de colaboración que puede sustituir al correo electrónico y ayudar a que tú y tu equipo podáis trabajar más fácilmente. Ha sido creada basándose en la manera en que la gente colabora en la vida real, para que puedas trabajar en equipo online de una forma tan eficiente como si lo hicieras en persona. Al utilizar esta herramienta para tu comunidad, puedes crear categorías de intereses en los diferentes canales de Slack, de esta forma los miembros pueden unirse si les interesa la temática. Por ejemplo:

#Notificaciones del Espacio
#Soporte al Usuario
#Actividades Sociales
# Actividades Educativas
#Actividades de Bienestar
#Bolsa de Trabajo
#Random

Zoom es una herramienta para videoconferencias donde puedes organizar desde una simple llamada a una conferencia, un webinar, sesiones de co-creación, workshops, etc.

 ¿Qué puedes comunicar para fomentar la participación de tus miembros?
  • Actualizaciones
    Información sobre el funcionamiento del espacio así como novedades en el mismo. Mantén informado siempre a tus miembros sobre cosas que pasan en el espacio, servicios, acciones o medidas a tomar.
  • Tu visión
    Involucra a los miembros en la mejora del coworking: mejoras en el espacio, creación de nuevos servicios que ellos usarían, implica a los miembros en la organización de actividades (déjales que sean los expertos o protagonistas de tu contenido).
  • Tus miembros
    Promueve a tu comunidad, habla de tus miembros en tus redes sociales, publica entrevistas en tu blog.
  • Soporte
    Ayuda a tus miembros asesorándolos en temas legales para conseguir financiación o ayudas para sus negocios, consejos para ser más productivos trabajando desde casa, etc.
  • Resumen
    Recuerda todas las actividades que organices por email y redes sociales.
¿Qué actividades puedes organizar?

A continuación, he clasificado las actividades según los canales de Slack anteriormente propuestos.

Algunas de las actividades que han funcionado muy bien durante el confinamiento son:

  • Actividades sociales: Happy hours, celebraciones, conciertos en directo, listas de Spotify, actividades abiertas a no miembros, fichar para dar los buenos días, descansos para el café, desayunos virtuales, etc.
  • Actividades educativas: Workshops, «lunch & learns», charlas de expertos, mesas redondas virtuales, sesiones «masterminds».
  • Soporte al usuario: Actividades para mejorar la productividad, como por ejemplo, «Worksprints» (trabajar 30 minutos ininterrumpidamente y luego tomar un descanso de 5 minutos y vuelta a empezar), descansos para estiramientos.
  • Actividades de bienestar: Meditación guiada, clases de yoga, taichí, pilates, etc.

¿Cómo monetizar tu comunidad online?

Puedes rentabilizar tu comunidad online creando una membresía virtual que incluya toda la programación mensual de actividades, además de ser miembro de la comunidad y beneficiarte de sus sinergias dentro de la plataforma de Slack, también puedes incluir un día de uso del espacio de coworking al mes. Por la membresía virtual puedes cobrar 25€ al mes.

Este artículo ha sido escrito por Vanessa Sans, consultora y especialista de espacios de coworking y entornos colaborativos de trabajo. Dicho artículo se ha inspirado por un webinar que Vanessa Sans facilitó para el espacio de coliving y coworking Urban Nomads en Pune (India).