Cómo montar un espacio de coworking

Abre tu negocio de coworking minimizando riesgos, optimizando la rentabilidad y aportando valor a tu comunidad

Si vas a vas a montar un espacio de coworking y no conoces este sector, seguramente te surgirán preguntas como: ¿Cuál puede ser la mejor localización para mi espacio? ¿Qué dimensiones y características debe tener para rentabilizar el negocio? ¿Cuál es el modelo de negocio? ¿ Cuál es el modelo de gestión? ¿Qué servicios puedo ofrecer a mi usuario potencial? ¿Qué perfil profesional, conocimiento, competencias y experiencia debe tener mi futuro equipo de gestión? ¿Cómo empezar a construir a mi futura comunidad y cómo puedo aportarle valor?

El coworking es un modelo que gira entorno a la idea del espacio como servicio. Si consideras la oficina como servicio e integras el modelo de coworking, te aventajarás al poder estar más cerca del usuario final y obtener datos que reflejan su comportamiento, lo cual te permitirá tomar decisiones en un futuro cercano para poder ofrecer un servicio mucho más customizado.

Si necesitas ayuda en el desarrollo de tu proyecto de coworking, nosotros te podemos acompañar en esta aventura minimizando los riesgos. Nuestro objetivo es ayudar a propietarios, operadores de inmuebles y emprendedores a transformar sus edificios o locales en espacios de trabajo vivos, sociales, combinando diferentes herramientas y metodologías de gestión específicas.

Te podemos guiar durante todo el proceso, nuestro servicio puede ser integral, y va desde la conceptualización inicial hasta la puesta en marcha del negocio:

1. Análisis del activo

Para elegir el espacio adecuado, nosotros analizamos la ubicación, las dimensiones, el estado en el que se encuentra y que el espacio se adecúe al cumplimiento de la normativa para la obtención de la licencia de actividad.

Te asesoramos en la relación contractual con el propietario del espacio o del edificio. El contrato de alquiler juega un papel muy importante en tu negocio. Negocia un contrato de larga duración para poder recuperar cuanto antes la inversión que has realizado.

2. Análisis de mercado

Para demostrar la viabilidad comercial del proyecto es necesario determinar y analizar toda la información sobre: El entorno económico, cultural, educativo y social de la ciudad, además del conocimiento del coworking en el área. La demanda existente, tipos de demanda, necesidades y hábitos que tiene. La competencia; en qué se diferencian, qué ofrecen, cómo lo ofrecen y a que precio. Posibles colaboradores y actores clave. Oportunidades y necesidades existentes del negocio.

3. Arquitectura y diseño

La planificación del espacio es un ejercicio crítico que realizamos porque determinará la rentabilidad del negocio. Se deben entender las necesidades que tendrán los clientes al usar el espacio, es decir, cómo va a ser usado el espacio. También se debe tener en cuenta que la distribución del espacio tiene que respetar la normativa.

Nosotros elaboramos un programa de necesidades y a partir de allí empezamos a planificar y diseñar el espacio. El diseño y la planificación son elementos clave para fomentar la colaboración y los encuentros casuales entre los usuarios. No se trata solo de rentabilizar el metro cuadrado, la experiencia del usuario es fundamental.

4. Identidad y marca

Nuestro equipo puede diseñar la marca de tu coworking, la cual debe identificarse con la cultura de empresa y transmitir quién eres, tu visión, misión y valores de tu coworking. La identidad de tu marca definirá la identidad de la comunidad atrayendo miembros potenciales.

El diseño de la imagen corporativa incluye el nombre, el logo, los colores, las fuentes de letra, etc. La imagen corporativa ayuda a que la marca comunique lo que quiere transmitir.

5. Modelo de negocio

La flexibilidad es clave para este modelo de negocio que gira en torno a la idea del espacio como servicio.

A partir de la planificación del espacio, del diseño de los servicios que se ofrecen y los modelos de precios se define el modelo de negocio.

Llevamos a cabo un análisis detallado de los fondos OPEX y CAPEX.  Se deben calcular los gastos operativos específicos que se generan al administrar un negocio de coworking. Esto ayuda a los equipos de proyecto a desarrollar un presupuesto realista para avanzar. Por otro lado, se deben calcular todos los costes asociados al negocio, especialmente los costes de procesos de construcción y diseño de interiores.

Además realizamos una detallada prospección de ingresos y gastos de la actividad en los próximos 5 años. Así como el cálculo del rendimiento de todo el capital invertido a 5 años (ROI) y el cálculo del punto muerto.

Otra métrica importante a tener en cuenta para operar un negocio de coworking es el ingreso potencial por metro cuadrado y su relación con la tasa de capitalización. Desde una perspectiva de inversión, estos números son críticos para la decisión de invertir o no.

6. Modelo de gestión

El modelo de gestión de espacios de coworking o espacios flexibles los enfocamos en cuatro áreas fundamentales para la explotación del negocio: desarrollo del negocio, desarrollo de la comunidad, operaciones y contenido.

El desarrollo del negocio lo podemos dividir en administración y finanzas, comunicación y branding, marketing y ventas.

El desarrollo de la comunidad se encarga de cuidar a los miembros, conectarlos entre ellos, programar actividades, del día a día del espacio y de la atención al cliente.

Operaciones es todo aquello relacionado con la logística, procesos de operaciones de los otros departamentos, mantenimiento del espacio e infraestructura tecnológica.

El contenido dependerá del modelo de negocio del coworking, nos referimos a contenido a los servicios principales como pueden ser los eventos, la formación y/o todas aquellas divisiones rentables que generen contenido al espacio.

En el modelo de gestión desarrollaremos un plan estratégico para cada área, dedicándole atención especial al desarrollo de la comunidad, comunicación marketing y ventas.

7. Selección del equipo gestor

El coworking es una industria que se ha desarrollado en el periodo de diez años, con lo que es difícil encontrar profesionales experimentados. No obstante, al ser un negocio de hospitalidad, muchos profesionales de este sector se adaptan con facilidad al trabajo ofertado por los espacios de coworking. Tener en cuenta que el coworking también necesita profesionales especializados en áreas específicas como son la administración y la dirección de empresas, el marketing, la comunicación o ventas.

Además existen formaciones para equipos y gestores de espacio de coworking. Nosotros por ejemplo, ofrecemos trainings personalizados a operadores y futuros operadores. Contáctanos aquí para más información sobre este servicio.

8. Tecnología

Te podemos diseñar la web que es el escaparate online de tu coworking. La web debe reflejar la identidad, los servicios, la comunidad, actividades que se organizan, el branding y la propuesta de valor, entre otros elementos. La web debe incluir un software de gestión específico para coworkings, como por ejemplo Nexudus, el cual incluye un software para la gestión de membresías, reserva de salas de reunión, gestión de eventos, plataforma para la comunidad, etc.

Los coworkings son edificios actualizados en tecnología por la autonomía que ofrece a sus usuarios. La integración de un sistema smart building ayuda a optimizar el rendimiento y buen funcionamiento del espacio. Estamos hablando de acceso electrónico, servicio copistería o sistemas de ahorro en consumos.

9. Manuales y protocolos

Hay una serie de documentación específica para la gestión de espacios de coworking que definen procesos y protocolos de actuación como por ejemplo el libro de convivencia, protocolo de actuación para los gestores, libro para empleados o el contrato coworking, entre otros.

10. Lanzamiento

Es importante empezar tanto el proceso comercial como el proceso de creación de la comunidad antes de la apertura del espacio. Teniendo en cuenta el calendario de obra, planificaremos y diseñaremos el lanzamiento y cada una de sus fases hasta la apertura, definiendo bien una estrategia acompañada de una serie de acciones para captar a los pioneros.

11. Seguimiento

Una vez inaugurado el coworking, te seguimos acompañando en los tres ó seis próximos meses a través de reuniones quincenales. También recomendamos sesiones de evaluación anuales y trimestrales.

Si estás dispuesto a iniciar un proyecto de coworking, nuestro equipo de expertos te puede ayudar a montar tu espacio de coworking. Nuestros 8 años como operadores y 4 como consultores nos ha proporcionado una visión holística de la industria y un conocimiento exhaustivo del mercado. Además, contamos con la estructura necesaria para proporcionar servicios de asesoramiento en la apertura y en la gestión de espacios de coworking con garantía de éxito. Nos puedes contactar aquí si deseas más información sobre nuestros servicios de coworking.

Este artículo ha sido escrito por Vanessa Sans de HWL.

Imagen de portada cortesía de Betahaus Barcelona.