En una anterior ocasión, os compartimos una lista de softwares de gestión de coworking ya que creemos firmemente que la tecnología no sólo aumenta la productividad y optimiza los recursos sino que también añade valor al producto final. Por ello, este artículo busca ampliar el tema de la tecnología en los espacios de coliving y coworking.
Hay tres dimensiones principales en las que la tecnología puede ser implementada tanto en los espacios de coliving como de coworking:
- Gestión de las operaciones: operaciones de back-office como finanzas, contabilidad y marketing, como también servicios al cliente (gestión de impresión, servicios de reserva y gestión de visitantes).
- Gestión de las instalaciones: control de acceso, taquillas inteligentes, ahorro de energía, seguridad, entre otros.
- Gestión de la comunidad: gadgets y aplicaciones que conectan a los miembros entre sí, como también una línea de comunicación entre la empresa y sus miembros.
Las soluciones tecnológicas a menudo cubren más de una dimensión para que la solución sea más completa. En los siguientes párrafos daremos varios ejemplos de soluciones tecnológicas que cubren diferentes necesidades dirigidas a los espacios de coworking y coliving.
Softwares de Gestión
Los softwares de gestión son las soluciones más completas de todas, ya que suelen abarcar varios procesos de las tres dimensiones mencionadas (gestión de operaciones, instalaciones y la comunidad).
Por ejemplo, The Housemonk es un software de gestión para colivings. Dentro de su aplicación automatiza la facturación y los pagos de los colivers, como también permiten una herramienta de community management en el que se provee un canal de comunicación entre la administración y los colivers como también entre los colivers y crear eventos. Además, provee una plataforma en la que los colivers pueden declarar una incidencia y solicitar mantenimiento. Vea el caso de éxito aquí.
Otro ejemplo es Nexudus, que se dirige a los espacios de coworking. Su solución cubre ampliamente las tres dimensiones: gestión de reservas, CRM (gestión de la relación con el cliente), finanzas (facturación y contabilidad), gestión de inventario y gestión de la comunidad, además de los informes de negocio.
Por último, Witco se ocupa tanto de espacios de coworking como de coliving. En su aplicación incluyen la gestión de las reservas (los miembros pueden reservar despachos, salas comunes y/o escritorios), la gestión de la comunidad (comunicación interna, creación de eventos, boletín de noticias), la gestión de los visitantes, y proporcionan información y estadísticas del negocio. Los miembros también pueden informar de incidencias.
Este tipo de soluciones suelen ser de marca blanca, lo que permite a las empresas personalizar la solución con su propia marca. También tienen integraciones con otros SaaS (software como servicio), lo que permite el uso simultáneo de dos soluciones tecnológicas diferentes que se complementan. Por ejemplo, Nexudus puede integrarse con Salto (control de acceso) y Ezeep (gestión de impresión).
Control de Acceso
Además de aliviar la carga de trabajo de los empleados, los controles de acceso electrónicos permiten a los coworkings ofrecer a sus miembros acceso a su espacio de trabajo las 24 horas del día, una característica que añade un gran valor a la membresía, ya que el coworking se adapta a los miembros y no al revés. Los colivings también se benefician de su instalación, ya que, si se adopta correctamente, la empresa puede prescindir de la recepción y reducir así los costes.
Salto es una de las empresas líderes en el mercado. Vea los casos de éxito de un espacio de coworking en Ámsterdam y de un coliving (alojamiento para estudiantes) en Sidney.
Gestión de Impresiones
Ezeep ofrece este tipo de solución, que simplifica todos los procesos relacionados con la impresión asegurando un servicio de impresión fluido y eficiente. La solución permite establecer diferentes precios y límites de impresión en función de las membresías, como también proporcionar informes y conocimientos sobre el uso del servicio. Vea el caso de éxito aquí.
Gestión de Reservas
Otro gran alivio de la carga de trabajo es una solución de gestión de reservas. Los miembros pueden reservar zonas comunes, despachos y escritorios por su cuenta, sincronizando el calendario de todos y la disponibilidad de cada sala. Tanto aparcamientos, salas de reuniones, espacios para eventos como cualquier otro espacio o servicio que deba reservarse, los coworkings y colivings pueden dejar esta tarea en manos de la tecnología para llevarla a cabo de forma eficiente y eficaz.
Humly es un ejemplo de esta solución. Integrable con Nexudus, Microsoft y Google, la empresa sueca ofrece tanto pantallas digitales para elevar y modernizar los espacios de la propiedad como una app y un sistema de gestión de reservas para sus miembros y empleados.
Gestión de la Comunidad: Perks
La entrada del mes pasado en el blog trataba de la importancia de ofrecer perks a los miembros, así como de los diferentes tipos de perks (ver entrada aquí). Después de reconocer el impacto que tienen los perks en las comunidades, podemos buscar formas de mejorarlas y una de ellas es la digitalización. Included.co ofrece a los coworkings y a los edificios residenciales la oportunidad de proporcionar a sus miembros una forma fácil de utilizar sus correspondientes ventajas.
Y la lista continúa…
Existen innumerables formas de automatizar y digitalizar los procesos en los espacios de coworking y coliving. Algunos procesos son de empresas habituales, como la contabilidad y las finanzas, el marketing y los CRM, mientras que otros son más específicos del sector.
Aunque muchos procesos pueden ser automatizados y existen numerosas soluciones tecnológicas en el mercado, las empresas (ya sean de coworking, coliving o cualquier otro tipo de negocio) deben tener en cuenta que no todos los procesos deben ser automatizados y que la adopción de la tecnología debe hacerse evaluando adecuadamente las necesidades de la empresa. Si quieres llevar tu negocio al siguiente nivel con la tecnología, ¡contacta con nosotros! Estaremos encantados de ayudarle.
Imagen de portada: Coworking Wheelhouse en Amsterdam.
Este artículo ha sido escrito por Agustina Paradela.
