¿Cómo elegir la solución tecnológica adecuada para tu coworking?
La tecnología es un catalizador para los espacios de coworking porque agiliza el funcionamiento de procesos y operaciones que consumen un tiempo valioso en estos espacios, además de proporcionar una gran mejora en la experiencia del usuario y facilitar las interacciones entre los miembros de la comunidad del espacio.
Desde hace un poco más de una década, cuando en HWL empezamos a desarrollar negocios de coworking, las herramientas tecnológicas para coworking han evolucionado mucho, proporcionando una ventaja competitiva a las empresas atrayendo y reteniendo talento, adaptándose a las necesidades únicas de cada persona; y generando un notable impacto en el trabajo de cada profesional.
Internet de alta velocidad, la implantación de controles de acceso inteligentes, la facilitación de las franjas horarias de reserva a través de portales y aplicaciones específicos son algunos de los beneficios de la tecnología en términos de comodidad y eficacia. Y es que elegir las herramientas tecnológicas para coworking adecuadas es clave para poder gestionar el espacio, el negocio y la comunidad de una forma eficaz e inteligente. Sin embargo, con tantas aplicaciones y herramientas existentes, puede resultar complicado saber por dónde empezar. Por esta razón hoy te explicamos cómo elegir la mejor solución tecnológica y qué aspectos de tu negocio tienes que tener en cuenta para hacerlo. Además te proporcionamos esta guía de tecnología para negocios de coworking y coliving donde encontrarás un listado de los mejores softwares de gestión e integraciones del mercado.
Identifica las necesidades de tu negocio
Cada negocio es único, primero tenemos que identificar las necesidades del negocio para encontrar la mejor solución con las características e integraciones que se ajusten mejor a nuestros requerimientos y objetivos.
Antes de escoger el software de gestión, primero tenemos que identificar las necesidades dentro del espacio, del negocio y de la comunidad; tres dimensiones principales donde implementaremos la tecnología:
Espacio
Gestión de las instalaciones para automatizar procesos del edificio: estamos hablando de control de accesos, taquillas inteligentes, ahorro de energía, seguridad, etc.
Operaciones
Gestión de las operaciones para mejorar el rendimiento y los resultados de la empresa: nos referimos a operaciones como finanztas, contabilidad o marketing, así como los servicios que ofrecemos al cliente (gestión de impresión, reservas de sala, gestión de vistas, etc).
Comunidad
Gestión de la comunidad para mejorar la experiencia del usuario y las interacciones en la comunidad: chats y otras aplicaciones que conectan los miembros entre sí y facilitan la comunicación, directorio de miembros, gestión de los perks, notificaciones y comunicaciones entre el equipo gestor y la comunidad, etc.
Una vez identificadas dichas necesidades tenemos que comprobar qué herramientas (software e integraciones) nos ofrecen las soluciones que se adaptan mejor a los objetivos y requerimientos de nuestro coworking.
Ten en cuenta que en la mayoría de los casos, elegir el software incorrecto es resultado de no identificar bien las necesidades y puntos débiles de tu negocio; y puede resultarte perjudicial y costoso.
Software de gestión e integraciones para la gestión inteligente del coworking
Para un gestión inteligente del espacio y del negocio de coworking es necesario un software de gestión que actúe como intermediario para todas las aplicaciones que se utilicen, es decir, que una sola herramienta centralice la gestión integrando las demás herramientas.
La elección de las herramientas y funcionalidades que se necesiten, tal y como acabamos de explicar, dependerá de la necesidad del negocio. Las más esenciales en coworking son:
- Soluciones Iot: existen diferentes proveedores que contribuyen al uso eficiente de las energías y del uso del aire acondicionado.
- Control de acceso: proporcionan un control automático de entrada y salida de los usuarios del edificio o de las salas.
- Sistema de reservas: permite a los miembros reservar y gestionar fácilmente sus espacios de trabajo, mejorando la experiencia general de coworking.
- Red wifi / registro entrada y salida: es indispensable tener una conexión a internet de alta velocidad y un wifi accesible, además de segura. Muy importante salvaguardar la seguridad de los datos de tus usuarios. También permite registrarse de forma automática cuando las visitas o los invitados se conectan, facilitando el seguimiento de quién entra o sale del edificio.
- Informes y Big Data: el análisis y los informes de datos son de gran importancia para saber el comportamiento de tus usuarios cuando usan tus servicios. Te ayudan a adoptar un enfoque estratégico en las ventas y en la retención de los miembros.
- Gestión de visitas: tener un sistema que gestione de forma eficaz el registro de las visitas y conforme a la LOPD es importante sobretodo por los requisitos de seguimiento y localización de Covid-19 o cualquier otra enfermedad contagiosa.
- Comunidad: no hay duda que la comunidad se dinamiza mejor de forma presencial pero las herramientas tecnológicas ayudan a generar interacciones entre los miembros.
- Plataforma de pago: es importante facilitar los pagos a tus miembros ya sea con tarjeta de crédito, transferencia bancaria, además de tener un procesador de pago TPV con tarjeta in-situ.
- Facturación: creación y envío de facturas de forma electrónica.
- Sistemas de gestión en impresión en la nube que permite al usuario imprimir desde su móvil y tu te ahorras de hacer el seguimiento operativo.
- Inventario: gestión de los productos y servicios que se venden.
- Contrato de servicios digital entre el espacio y el cliente.
