Gestiona tu tiempo de forma eficiente

Como freelancer, he estado trabajando aproximadamente 6 años en diferentes proyectos a distancia, con diferentes países, zonas horarias y viajando todo lo que me ha sido posible. Durante estos años realmente he tenido que saber aprovechar y administrar mi tiempo para realizar todo el trabajo de forma eficiente y productiva, así como disfrutar de los viajes al 100%. La publicación de hoy analiza algunos consejos sobre cómo mejorar tu trabajo trabajando de manera flexible. Para mí, se trata de ser libre y tanto vivir como trabajar como yo quiero, en mis propios términos.

Mantente motivado

El equilibrio entre el pensar y el hacer

Los emprendedores, en general, son los mejores  “doers” del mundo. El beneficio de pensar más es que cuanto más piensas, mayor es la probabilidad de tener razón. La desventaja de pensar más es la pérdida de tiempo para realmente hacer las cosas. Por lo tanto, la sugerencia es pensar correctamente (ni mucho ni poco), concentrarse en la acción y ejecutarla de la forma más efectiva.

Únete al espacio de coworking con el que te identifiques

Los espacios de coworking son incubadoras de talento y un lugar de colaboración donde trabajar, encontrar clientes, acelerar tus proyectos y socializar. Encontrarás allí una comunidad formada por personas de ideas afines a las tuyas y, por supuesto, harás amigos. El lugar de trabajo es como un segundo hogar, debe estar acondicionado para aumentar tu creatividad y productividad.

Aprovecha tus puntos fuertes

Trabajar de forma inteligente también significa centrarse en aquellas competencias en las que eres bueno y dominas. Trabaja y colabora con personas que se complementan en aquellas áreas o competencias que tu no dominas.

No trabajes gratis

Las colaboraciones siempre son buenas pero asegúrate de que ambas partes ganen. Selecciona bien aquella colaboración que te compense y gratifique más, ya que a veces te puede ocupar más tiempo del que te piensas.

Mezcla actividades

Varía el trabajo para poder cambiar de proyecto o tarea cuando estés cansado o se te haga monótono. Si trabajas en la misma tarea todo el día, las horas se vuelven aburridas y la productividad puede disminuir.
Mantente motivado y entusiasmado con lo que estás haciendo.

No vivas en una burbuja

Si trabajas en casa puede ser un desafío separar tu vida laboral de la vida en el hogar. Fija descansos regulares durante el día y programa tu jornada laboral. No olvides tu vida social.

Por último, pero no menos importante, cuida tu salud y bienestar. Si estás cansado y te sientes mal porque no estás durmiendo lo suficiente, no te alimentas bien o haces suficiente ejercicio; se reflejará en tu eficiencia y productividad. Piensa en lo que te genera energía y lo que te quita tu energía.

Mejora la gestión de tu tiempo

Significa descubrir formas mejores, más rápidas y eficientes de trabajar. Pero antes empezar a gestionar tu reloj, ten en cuenta los consejos  que a continuación exponemos.

Prioriza y sé consciente de tu tiempo

Cuanto más realista y más conciencia tengas sobre el tiempo que dispones y sobre cuánto tiempo te lleva una particular tarea, mejor aprovecharás tu agenda. Incluye tu vida personal y social en tu calendario como una prioridad.

Haz una lista diaria de tus tareas

Eres mucho más productivo si haces una sola tarea a la vez. Planifica tu día, escribe la lista de tareas que tienes pendientes de hacer y céntrate primero en la tarea más importante, luego ves cumpliendo con la lista. Haz un seguimiento de todas las tareas que comienzas y acabas, asegurándote que el proceso se completa de principio a fin.

Pon límites a las reuniones

Limita las reuniones a 30 minutos, con un objetivo y resultado específico deseados. Fija como tiempo máximo una hora en el peor de los casos pero anota en tu calendario que te tomará una hora y avisa a los otros participantes del tiempo que durará la reunión.

Sé honesto con tus tiempos

Una de las mejores maneras de administrar tu tiempo es tener el control de lo que te supone hacer tu trabajo y ser honesto en cuanto a lo que le puedes dedicarle a cada proyecto o tarea, así como calcular cuánto tiempo podrás dedicarle a un proyecto. El tiempo es uno de tus recursos y saber gestionarlo es clave para llevar a cabo un proyecto con éxito.

No te despistes con tonterías

Dedícale unos días a calcular el tiempo que le dedicas a Facebook u otras redes sociales, o cuantas veces te interrumpen otras personas durante todo el día. Anota durante una semana todo lo que estás haciendo y cuanto tiempo te está llevando, quién te interrumpe y qué es lo que quería. El mayor error en la administración y gestión del tiempo es no darse cuenta de cuánto tiempo derrochamos con tonterías.

Prepárate para tu tiempo perdido

A veces sufrimos pérdidas involuntarias de tiempo: un retraso en el aeropuerto, esos 15 minutos de retraso de una videoconferencia, reuniones canceladas, etc. Prepárate para aprovechar al máximo ese tiempo perdido. Hay herramientas en la nube que te permiten trabajar desde cualquier lugar y; una lista de tus tareas pendientes te recordará aquellas llamadas por hacer o correos que tienes pendientes de enviar.

Nueva estrategia de correo

El correo electrónico es uno de los asesinos de productividad más grandes que existe. Muy a menudo las personas realizamos tareas múltiples sin darnos cuenta, estamos bombardeados de notificaciones electrónicas y ni siquiera nos damos cuenta. Por ejemplo, recibes una notificación sobre un nuevo correo electrónico, haces clic en él sin pensar y dejas de hacer lo que estabas haciendo, entonces lees el correo electrónico y decides responderlo o volver a echarle un vistazo más tarde, seguidamente recuerdas la tarea que estabas haciendo en su inicio y necesitas recordar donde la habías dejado.
Estas situaciones provocan que una persona sienta que está trabajando duro y que esté constantemente ocupada pero en realidad está cambiando constantemente de tareas y dañando su productividad y enfoque general.

Desacelérate

Disminuir la velocidad y pensar en el enfoque de una situación, te ayudará a identificar formas más eficientes de realizar una tarea o proyecto. Solo con dedicarle cinco minutos a pensar antes de hacer una acción; te ayudará a considerar los efectos dominó y consecuencias de tus acciones.

Gestión de proyectos

Mejorar la gestión del tiempo te permitirá administrar más eficientemente tu tiempo pero no es suficiente, se necesita un sistema. La gestión de proyectos te ayudará a facilitar tu creatividad y productividad.

Para configurar mi sistema de trabajo remoto, suelo utilizar las siguientes herramientas:

Lista de tareas

El Todist, por ejemplo, es una aplicación para anotar y poner en calendario tu lista de tareas, organizadas por proyectos. Al final de cada día, lo que hago es la lista de tareas pendientes por hacer, empezando por las más importantes o urgentes.

Organización de proyectos

Asana​ es una aplicación web y móvil diseñada para mejorar la comunicación y colaboración en equipo. Fijar metas y plazos te ayudará a mantenerte enfocado y maximizar tu eficiencia, tanto al elaborar planes a corto plazo (día) como a largo plazo (semana y mes). Marca y define claramente algunos hitos para las diferentes etapas de un proyecto. Asegúrate de que sean alcanzables.

Almacenamiento en la nube

Google drive, por ejemplo,  permite a los usuarios almacenar archivos, sincronizar archivos entre dispositivos y compartir archivos con miembros del equipo, entre otras utilidades.

Comunicación equipo

Slack es una herramienta de comunicación y uso compartido en la nube para equipos donde se puede configurar múltiples espacios de trabajo y usarlos simultáneamente.

Video conferencias

Zoom es una plataforma en la nube para conferencias de video y audio, chat y seminarios web en sistemas móviles, ordenadores y sistemas de videoconferencias.

Organización agenda

Calendly o Google calendar son herramientas que te ayudan a programar reuniones sin tener que enviar decenas de correos.

Flexibilidad

Todos deseamos tener la libertad para vivir y trabajar a nuestra manera, así como tener la oportunidad de convertirnos en las mejores versiones de nosotros mismos. Pero la libertad no significa hacer lo que a uno le de la gana e implica tener disciplina. La disciplina en el liderazgo es un elemento esencial para el éxito personal y profesional.

En conclusión, prestar atención a tus ciclos de energía es fundamental para trabajar de una forma más inteligente. Saber ser un maestro de tu horario y trabajar en aquella tarea cuando sientes que eres más productivo, es saber aprovechar al máximo tu tiempo. Conviértete en un arquitecto de tu vida y trabaja cuando y desde donde tú quieras y te sientas más cómodo y productivo. Vida y trabajo se pueden equilibrar perfectamente.

Artículo escrito por Vanessa Sans y publicado en su Linkedin.