A la hora de gestionar un espacio de coworking, hay algo esencial que no debemos olvidar: se trata de un negocio. Y como tal, nos encontramos con 2 ámbitos que atender, cuidar, impulsar y dinamizar: la comunidad y el espacio.
Gestionando espacios de coworking
Teniendo esto en cuenta, la tecnología se ha convertido en un medio imprescindible para proyectos, negocios y empresas. En un coworking, los gestores de espacio hacemos auténticos malabares día a día para ofrecer la mejor experiencia a los usuarios. La optimización de la gestión del tiempo en relación con las múltiples tareas a desarrollar, hacen que la tecnología sea un recurso fundamental.
Gracias al auge y asentamiento que la industria del coworking vive y vivirá en los próximos años según The Global Coworking Survey 2016, cada vez aparecen más recursos y herramientas dirigidos a este mercado global.
Los mejores software para gestionar tu coworking
A continuación encontrarás una lista softwares para la gestión de espacios de coworking:
Sistema de reserva de salas
Algunos directorios de espacios de coworking que permiten al usuario reservar mesas y salas de reuniones online:
- Copass
- Daysk
- Desk.Works
- Skedda
- Desk near me
- Match Offices
- Coworker
- CoworkingSpain
- Comunidad Coworking
- Coworking SA (para Sud África)
- Kowrk (para Ásia)
- Cosphere (para la India)
Escoger entre uno u otro software dependerá de tus necesidades, objetivos, presupuesto y complejidad de la comunidad y servicios a gestionar. Estas plataformas tienen una interfaz muy intuitiva y la posibilidad de integración con otras herramientas. A menudo incluyen un paquete completo de prestaciones con las que, además de las tareas rutinarias (facturaciones, reservas de salas, acceso), podrás crear y compartir eventos (gratuitos y de pago), envío y monitorización de mails a tu comunidad, informes para evaluar el rendimiento del negocio o de una área en concreto… Nexudus, por ejemplo, te ofrece incluso un editor web de marca blanca ampliamente personalizable.
Recuerda que muchos de los procesos de gestión diaria pueden simplificarse considerablemente si los digitalizas. Esto te permitirá ahorrar tiempo y destinarlo a prioridades.
Normalmente, al abrir un espacio de coworking se piensa que no es necesario ningún software de gestión de coworking; especialmente si eres tú quién lo gestiona todo o tu equipo está formado por un par de personas. Pero a medida que tu comunidad crezca y aumente la actividad de tu espacio, también aumentará la gestión administrativa y operacional. Y esa gestión ‘manual’ de todas las labores y procesos se volverá cada vez más compleja. Mientras que tu tiempo seguirá siendo el mismo: 24h/día.
Así que, nuestro consejo: ves implementando desde un inicio estas herramientas en la gestión y metodología de trabajo diaria con tu equipo. Escoge las que consideres más oportunas y haz pruebas hasta dar con las que mejor se adapten a la situación de tu espacio, comunidad y equipo. Con un poco de constancia y de paciencia, notarás que ahorras tiempo en la ejecución de tareas repetitivas, podrás medir y analizar acciones a través de métricas e indicadores que estas aplicaciones proporcionan, y lo más importante, mejorarás el nivel de productividad de tu negocio.
Este artículo ha sido escrito por Jessica LG y publicado posteriormente en el Linkedin de Vanessa Sans.
Imagen de portada por cortesía del espacio Crec.
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