Contratando al equipo de gestión para tu espacio de coworking

Tu equipo lo es todo: el corazón de tu comunidad y el motor de tu negocio de coworking

El coworking es una industria muy joven; en consecuencia, no encontramos muchos profesionales del sector con experiencia en el mercado laboral si lo comparamos con otras industrias. En cualquier caso, si conoces bien las necesidades de tu negocio, podrás crear al equipo de coworking perfecto para tu espacio. 

Cuando se gestiona el coworking en la soledad

Si empiezas el negocio con un espacio de coworking pequeño o mediano, es probable que tu equipo lo conforme una sola persona, el propietario, quien estará a cargo de todas las áreas del negocio y tendrá que realizar muchísimas tareas.

Para tener una idea de todo el trabajo que deberá realizar el gestor del espacio, estructuremos la empresa de coworking en cuatro áreas principales: Operaciones, Negocios, Eventos y Comunidad. El área de Operaciones es todo aquello relacionado con logística, mantenimiento de espacios e infraestructura tecnológica. El área de Negocios se encarga de ventas, marketing, comunicación e ingresos y gastos. El área de Eventos se refiere a todos los eventos externos relacionados con el alquiler del espacio. Finalmente, el área de Comunidad se ocupa del bienestar de los miembros y de todas las actividades dirigidas a dinamizarla.

El gestor del espacio, al igual que Superman, tendrá que desarrollar múltiples habilidades para administrar y gestionar con éxito todas las áreas del negocio. Una ayuda a la que los gestores muy a menudo recurren para minimizar la carga de trabajo, es la configuración de acuerdos de colaboración con algunos miembros de la comunidad. En este tipo de colaboraciones es aconsejable que se acuerden tareas específicas dentro de un período de tiempo definido y, por supuesto, debe ser beneficioso para ambas partes, de lo contrario, no funcionará.

Cuando la comunidad crece, una persona gestionando el negocio no es suficiente, es contra producente. Será el momento para empezar a buscar al equipo perfecto de coworking.

Diseñando al equipo perfecto de coworking

Cuando hablamos de espacios de coworking con más de 1000m2, se necesita un equipo. El organigrama será diferente según el modelo de negocio de coworking.

Tomemos el ejemplo anterior, un espacio de coworking con las cuatro áreas principales: Operaciones, Negocios, Eventos y Comunidad. Digamos que la instalación es de 2000m2. El equipo perfecto para este escenario podría estar compuesto por cuatro o cinco personas, según el modelo de coworking y las necesidades; director o «general manager», responsable de marketing y comunicaciones, responsable de operaciones, responsable de eventos y, por último, pero no menos importante, el dinamizador de la comunidad.

Una vez que definido el organigrama, tenemos que describir los roles y las habilidades para cada una de las funciones:

Director
Funciones
  • Gestión de personas.
  • Finanzas.
  • Desarrollo y crecimiento del negocio.
  • Partnerships clave.
Habilidades
  • Liderazgo.
  • Innovación.
  • Persistencia.
  • Comunicación.
Responsable de Marketing y Comunicación
Funciones
  • Estrategia de marketing y comunicación.
  • Desarrollo de servicios.
  • Ventas.
  • Web.
  • Blogpost.
  • Redes sociales.
  • Comunicación offline.
  • Diseño.
Habilidades
  • Pensamiento crítico.
  • Creatividad.
  • Comunicación.
  • Habilidades analíticas y de datos.
Responsable de operaciones
Funciones
  • Infraestructura técnica (sistemas de IT, sistema de gestión para la seguridad y el acceso).
  • Gestión y mantenimiento inteligente del edificio.
  • Gestión operaciones del equipo.
Habilidades
  • Gestión del tiempo.
  • Analítica.
  • Solución de problemas.
  • Comunicación.
  • Liderazgo.
Responsable de eventos
Funciones
  • Estrategia de eventos.
  • Planificación de eventos.
  • Logística y ejecución de los eventos.
Habilidades
  • Organizativo.
  • Flexible.
  • Gestión del tiempo.
Dinamizador de la comunidad
Funciones
  • Responsable de los miembros y crecimiento de la comunidad.
  • Atención al cliente.
  • Ventas.
  • Gestión comunicación interna para los miembros.
  • Organización actividades de la comunidad.
  • Ejecución actividades de la comunidad.
Habilidades
  • Conector.
  • Comunicación.
  • Comercial.
  • Relaciones públicas.

¿Estás buscando al equipo perfecto de coworking?

Hay algunos canales o plataformas online donde los operadores de coworking interactúan para compartir noticias y conocimientos. Se utilizan como herramienta para mantenerse conectados local y globalmente.  Son los siguientes:

En todas estas plataformas podrás preguntar a otros operadores si conocen o te recomiendan a algún gestor. También tienes opciones pero son de pago como LinkedIn u otras plataformas de búsqueda de empleo, una buena opción es solicitar asesoramiento a alguna consultoría como HWL que te ayudará a seleccionar y formar a tu equipo para que sea el mejor.

Un buen consejo: a veces el mejor lugar para encontrar a los miembros de tu equipo es tu propio espacio de coworking. Los miembros de tu comunidad son los mejores candidatos potenciales; entienden mejor las necesidades de tu empresa porque conocen tu filosofía, la comunidad y cómo funciona el espacio.

Encontrar el equipo perfecto de coworking te puede llevar un tiempo, pero es relativamente fácil. Lo que no es fácil es mantener y retener a los miembros de tu equipo. – Vanessa Sans, HWL

Imagen principal cortesía de CREC Coworking por el fotógrafo Nicola Mesken