Medir el rendimiento de un espacio de coworking va mucho más allá de controlar la ocupación o los ingresos mensuales. En un mercado competitivo y en constante evolución, los operadores que basan sus decisiones en datos tienen una ventaja clara. Para ello, es imprescindible contar con un sistema de KPIs (indicadores clave de rendimiento) que permita visualizar la salud del negocio y orientar su estrategia.
Gracias a herramientas como Nexudus, OfficeRnD o Cobot, la mayoría de estos datos ya se recopilan de forma automática. Sin embargo, el verdadero reto está en interpretarlos correctamente para tomar decisiones informadas, detectar oportunidades de mejora y hacer proyecciones de crecimiento sostenibles.
A continuación, te presentamos los principales coworking KPIs que todo operador debería analizar regularmente.
1. Ocupación (%)
- Mide: El porcentaje del espacio utilizado respecto al total disponible.
- Fórmula: (Puestos ocupados / Puestos disponibles) × 100
- Objetivo: >85%
- Importancia: Evalúa la eficiencia operativa y ayuda a detectar problemas de posicionamiento o capacidad infrautilizada.
2. Ingresos Recurrentes Mensuales (MRR)
- Mide: Ingresos fijos por membresías activas.
- Fórmula: Suma mensual de ingresos recurrentes.
- Objetivo: Crecimiento estable.
- Importancia: Aporta visibilidad financiera y facilita la planificación.
3. ARPU (Ingresos medios por usuario)
- Mide: Ingreso medio por miembro.
- Fórmula: Ingresos mensuales / Nº de miembros
- Objetivo: Maximizar con servicios adicionales.
- Importancia: Permite detectar oportunidades para aumentar el ticket medio.
4. CAC (Coste de Adquisición de Cliente)
- Mide: Cuánto cuesta captar un nuevo cliente.
- Fórmula: Gastos de marketing y ventas / Nuevos clientes
- Objetivo: Mantenerlo < LTV
- Importancia: Clave para evaluar la rentabilidad de las acciones comerciales.
5. LTV (Valor del ciclo de vida del cliente)
- Mide: Valor total aportado por un cliente durante su estancia.
- Fórmula: ARPU × Duración media (meses)
- Objetivo: >3 veces el CAC
- Importancia: Determina el retorno de la inversión en captación.
6. Churn Rate (Tasa de abandono)
- Mide: El porcentaje de miembros que se dan de baja.
- Fórmula: (Clientes perdidos / Clientes iniciales) × 100
- Objetivo: <5% mensual
- Importancia: Refleja la salud de la comunidad y la experiencia del usuario.
7. Tasa de conversión de leads
- Mide: Eficiencia comercial.
- Fórmula: (Leads convertidos / Leads totales) × 100
- Objetivo: >25%
- Importancia: Indica el rendimiento de las acciones de marketing y ventas.
8. Uso de salas de reuniones (%)
- Mide: Nivel de utilización de espacios comunes.
- Fórmula: (Horas ocupadas / Horas disponibles) × 100
- Objetivo: >50%
- Importancia: Ayuda a optimizar el uso del espacio y generar ingresos extra.
9. Ingresos por m²
- Mide: Rentabilidad del espacio disponible.
- Fórmula: Ingresos / m² útiles
- Objetivo: >20 €/m²/mes
- Importancia: Permite comparar espacios entre sí y con su coste de operación.
10. Net Promoter Score (NPS)
- Mide: Satisfacción y fidelidad del cliente.
- Fórmula: % Promotores (9-10) – % Detractores (0-6)
- Objetivo: >40
- Importancia: Anticipa el crecimiento orgánico y mide el clima de comunidad.
11. OPEX por miembro
- Mide: Coste operativo medio por usuario.
- Fórmula: Gastos operativos / Nº de miembros
- Objetivo: <150 €/mes
- Importancia: Controlar este KPI es clave para asegurar la rentabilidad.
12. REPOW (Revenue per Occupied Workstation)
- Mide: Ingreso por puesto ocupado.
- Fórmula: Ingresos / Puestos ocupados
- Objetivo: Maximizar sin sacrificar la experiencia
- Importancia: Mide la rentabilidad operativa del espacio ocupado.
13. REPAW (Revenue per Available Workstation)
- Mide: Ingreso por puesto disponible, ocupado o no.
- Fórmula: Ingresos / Puestos totales
- Objetivo: Aumentar ocupación o ticket medio.
- Importancia: Evalúa el rendimiento global del espacio.
14. Precio medio por puesto ocupado
- Mide: El precio promedio pagado por escritorio.
- Fórmula: Ingresos por puestos / Puestos ocupados
- Objetivo: Alinear precio con valor percibido.
- Importancia: Ayuda a ajustar la estrategia de pricing.
15. Revenue Growth Rate
- Mide: Tasa de crecimiento de ingresos.
- Fórmula: (Ingresos actuales – Ingresos anteriores) / Ingresos anteriores × 100
- Objetivo: Crecimiento sostenido
- Importancia: Refleja la evolución del negocio y su escalabilidad.
12. VAN (Valor Actual Neto)
- Mide: Valor presente de los flujos de caja futuros descontados a una tasa.
- Fórmula: Σ(Flujo de caja / (1 + tasa)^n) – Inversión inicial
- Objetivo: Que sea positivo
- Importancia: Ayuda a evaluar si una inversión es rentable comparada con una alternativa.
13. TIR (Tasa Interna de Retorno)
- Mide: Rentabilidad porcentual promedio de una inversión.
- Fórmula: Valor que hace VAN = 0
- Objetivo: Mayor que la tasa de descuento
- Importancia: Indica el retorno esperado de un proyecto a lo largo del tiempo.
14. Payback de la inversión
- Mide: Tiempo para recuperar la inversión inicial.
- Fórmula: Ver cuándo el beneficio acumulado supera la inversión
- Objetivo: En alquileres, < duración del contrato; en compra, < vida útil del activo
- Importancia: Métrica sencilla para valorar el riesgo temporal de la inversión.
15. EBITDA
- Mide: Beneficio antes de intereses, impuestos, depreciaciones y amortizaciones.
- Fórmula: Beneficio neto + impuestos + intereses + amortizaciones
- Objetivo: EBITDA/Ingresos > 40% a medio plazo
- Importancia: Representa el cash flow operativo real del negocio.
16. EBITDA sobre ingresos
- Mide: Porcentaje del EBITDA sobre ingresos totales.
- Fórmula: EBITDA / Ingresos
- Objetivo: Cercano al 40%
- Importancia: Mide eficiencia operativa comparada con ingresos generados.
17. Retorno anual del accionista
- Mide: EBITDA anual en relación a la inversión inicial del accionista.
- Fórmula: EBITDA / Inversión del accionista
- Objetivo: Superior a la tasa de descuento
- Importancia: Indica la rentabilidad anual real de la inversión.
18. Periodo medio de cobro
- Mide: Tiempo promedio en cobrar a clientes.
- Fórmula: Cuentas a cobrar / (Ingresos / 12)
- Objetivo: < 2 meses (idealmente < 1)
- Importancia: Altos plazos reflejan problemas en la gestión financiera.
19. Periodo medio de pago
- Mide: Tiempo promedio en pagar a proveedores.
- Fórmula: Cuentas a pagar / (Gastos operativos mensuales sin RRHH)
- Objetivo: < 2 meses
- Importancia: Afecta la relación con proveedores y refleja liquidez.
20. REPOW (Revenue per Occupied Workstation)
- Mide: Ingreso mensual medio por escritorio ocupado.
- Fórmula: Ingresos totales / Escritorios ocupados
- Objetivo: Maximizar sin afectar la experiencia
- Importancia: Evalúa rentabilidad por unidad ocupada.
21. REPAW (Revenue per Available Workstation)
- Mide: Ingreso mensual medio por escritorio disponible.
- Fórmula: Ingresos totales / Escritorios disponibles
- Objetivo: Mejorar ocupación y pricing
- Importancia: Evalúa eficiencia global del espacio.
22. Precio medio por puesto ocupado
- Mide: Precio promedio pagado por escritorio.
- Fórmula: Ingresos / Puestos ocupados
- Objetivo: Ajustar según mercado y valor percibido
- Importancia: Clave para estrategias de pricing sostenibles.
23. Revenue Growth Rate
- Mide: Tasa de crecimiento de ingresos en un periodo.
- Fórmula: (Ingresos actuales – anteriores) / anteriores × 100
- Objetivo: Crecimiento sostenido
- Importancia: Refleja evolución y escalabilidad del negocio.
Conclusión
Los coworking KPIs son herramientas esenciales para cualquier operador que aspire a tomar decisiones estratégicas basadas en datos. Analizarlos mensualmente permite identificar cuellos de botella, detectar oportunidades y adaptar la estrategia a tiempo.
Desde Happy Working Lab te acompañamos en el diseño e implementación de sistemas de KPIs adaptados a tu espacio, ayudándote a transformar datos en crecimiento y rentabilidad.
¿Quieres mejorar el rendimiento de tu coworking? Escríbenos y empezamos.
