En un mercado en constante evolución, en el que las herramientas tecnológicas para el coliving tienen un impacto directo en tus KPI, diseñar una estrategia tecnológica sólida para el coliving es un factor determinante para el éxito de tu negocio. Dicho esto, la compleja red de proveedores de PMS, CRM y BMS existentes dificulta la identificación de proveedores tecnológicos y la elección de aquellos que se adapten a las necesidades de tu negocio. En esta breve guía te lo pondremos un poco más fácil.
Comprender las diferentes herramientas
Antes de profundizar en los principales proveedores de tecnología, es importante comprender las necesidades específicas que tienen los espacios de coliving y en qué se diferencian de otros sectores como el hotelero o inmobiliario. Por ejemplo, mientras que los PMS hoteleros están diseñados principalmente para gestionar estancias cortas y el software residencial se centra en contratos a largo plazo con pago único, un software de coliving debe ser capaz de gestionar estancias flexibles a medio plazo y la facturación periódica automatizada.
Pero, ¿qué es un PMS? Un sistema de gestión inmobiliaria (PMS, por sus siglas en inglés) es el software central de la estrategia tecnológica de los espacios de coliving, que organiza y automatiza las operaciones diarias de un inmueble. Empresas tecnológicas como MonkSpaces.AI, Mews, Cloudbeds, Bidrento o Res:harmonics ofrecen software que gestiona las reservas, la asignación de habitaciones y la disponibilidad en tiempo real en páginas web de reservas como Airbnb, Booking.com, BookMyColiving o Colivin.com.
Con este tipo de software se puede mejorar la experiencia del usuario al simplificar los procesos de entrada y salida, eliminar los problemas relacionados con los pagos y la facturación, o centralizar los datos y preferencias de los huéspedes, lo que permite gestionar mejor la comunidad.
Además, maximiza la eficiencia en el mantenimiento y la gestión de las instalaciones, permitiendo a los huéspedes enviar incidencias de mantenimiento a través de una aplicación para inquilinos y asignando directamente los tickets al personal o a proveedores externos. Gracias a la incorporación de la inteligencia artificial, también sugiere ajustes dinámicos del alquiler en función de las tendencias estacionales y la demanda local, y ofrece chatbots con IA para gestionar las preguntas frecuentes de los residentes.
Un sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM) se encarga de la generación y el seguimiento de clientes potenciales. Gestiona estos clientes potenciales agrupándolos en un único canal y organizándolos en función de la fecha de entrada, la duración de la estancia y el presupuesto. Además, permite a los clientes potenciales reservar visitas guiadas y gestiona el proceso de ventas, por ejemplo, enviando un formulario de solicitud o una oferta personalizada una vez finalizada la visita, e incluso programa los seguimientos.
Herramientas como las que ofrecen Nexudus o Zoho te ayudan a realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento (KPI) de marketing, como el coste por adquisición, a evaluar el rendimiento del equipo de ventas y a identificar posibles cuellos de botella en tu proceso de ventas.
En un espacio de coliving donde las instalaciones abarcan desde dormitorios hasta salas de reuniones, espacios para eventos y zonas comunes, un sistema de llaves mecánicas tradicionales suele resultar muy ineficiente y lento de manejar. El paso más obvio es optar por una solución física similar a la de los hoteles, en la que una pequeña tarjeta de plástico abre la puerta de tu habitación. Sin embargo, proveedores como SALTO, Stid o Kisi ofrecen soluciones de control de acceso electrónico más adecuadas y personalizadas.
¿Por qué? Por un lado, puedes integrarlas con el PMS y el CRM que elijas. Esto significa que, si el contrato de un residente se renueva, finaliza o se amplía para acceder a más zonas del espacio de coliving, SALTO actualizará automáticamente el acceso de ese cliente al coliving y dentro del mismo. Por otro lado, también elimina la necesidad de tarjetas físicas que pueden perderse, desmagnetizarse o, simplemente, acabar necesitando ser sustituidas por otras nuevas.
Para la gestión de pagos, quizá te interese optar por un software como Stripe. Esto resultará especialmente ventajoso si tus huéspedes son en su mayoría expatriados y nómadas digitales, ya que permite procesar rápidamente pagos internacionales, a cambio de una comisión. Otra opción viable es GoCardless que, a pesar de no ofrecer cobertura mundial, te permite cobrar pagos recurrentes con rapidez, minimizando los fallos en las tarjetas de crédito, con comisiones mucho más bajas que las de Stripe.
Por último, en una estrategia tecnológica para el coliving suele incluirse también un software de contabilidad. Un único canal que te permita gestionar las finanzas, facturar a los clientes, realizar un seguimiento de los gastos y del flujo de caja, y registrar los pagos te ahorrará tiempo y aumentará la precisión, en comparación con recurrir a hojas de Excel para llevar tus cuentas. Proveedores como Quickbooks y Xero pueden integrarse con tu PMS y con tu software de gestión de pagos, creando así una integración a tres bandas.
De este modo, cuando un residente paga el alquiler, Stripe o GoCardles procesan la transacción, el PMS registra la habitación de ese cliente como «alquiler pagado» y la herramienta de contabilidad concilia automáticamente el pago con el extracto bancario, contabiliza la cuenta de ingresos y separa la comisión de procesamiento sin necesidad de introducir datos manualmente.
La opción más adecuada para ti
El verdadero reto a la hora de diseñar una estrategia tecnológica para el coliving es identificar qué proveedores se adaptan mejor a las necesidades de tu proyecto: la distribución física y el tamaño del espacio, el nicho que deseas explorar, el tipo de comunidad que quieres fomentar e incluso el contexto local; todo ello debe tenerse en cuenta.
Una estrategia tecnológica para el coliving debe permitirte gestionar tu negocio de forma integral; es decir, debe facilitar la automatización y la digitalización de la gestión de las instalaciones, la gestión de operaciones y la gestión de la comunidad.
Para ello, el primer paso es identificar las herramientas que formarán parte de la estrategia tecnológica de coliving. Si bien un PMS, un CRM o una herramienta de contabilidad son «imprescindibles», es posible que no se necesite una herramienta de gestión de ventajas o un sistema de gestión de impresoras, dependiendo del tipo de proyecto que quieras crear.
A continuación, deberás identificar a todos y cada uno de los proveedores que operan en la zona del mundo donde se encuentra tu negocio y ver en qué medida se adaptan a tus necesidades. Para evaluar qué los diferencia entre sí, hay tres aspectos clave que debes tener en cuenta:
- Puntos fuertes clave: ¿qué ofrece cada herramienta que aporte valor añadido a tu negocio y que otras no ofrezcan?
- Puntos débiles clave: ¿qué le falta a esta herramienta en comparación con otras que podrían aportar más valor a tu negocio?
- Integraciones: ¿se puede integrar esta herramienta con otras de forma nativa, o requiere una integración personalizada que aumentará su coste de implementación?
Llegados a este punto, estarás listo para preseleccionar entre dos y tres proveedores que se adapten bien a tu estrategia tecnológica de coliving, y podrás solicitar a cada uno de ellos una demostración de la herramienta. También tendrás la oportunidad de confirmar los precios y las integraciones disponibles.
Notas finales
A la hora de desarrollar tu estrategia tecnológica para el coliving, hay factores que debes tener en cuenta, y las integraciones son uno de ellos. Algunos sistemas de gestión inmobiliaria pueden integrarse automáticamente con distintos proveedores, mientras que otros requieren una personalización para poder integrarse con otros. Si ese es el caso, esto puede aumentar significativamente el coste de implementación de tu estrategia tecnológica.
Estate atento a las tarifas ocultas. Además de la suscripción mensual o anual habitual y del coste de instalación, algunos proveedores te cobrarán por la importación de tus datos al software, o incluso por la formación obligatoria para los nuevos usuarios. Una vez sumados todos estos costes, el precio final puede acabar siendo considerablemente más alto de lo que esperabas inicialmente.
Y, por último, una estrategia tecnológica para el coliving está diseñada para automatizar las operaciones, generar ingresos, mejorar la precisión y elevar la experiencia de los residentes. No debe estar concebida para sustituir la interacción humana entre el personal y los huéspedes. Especialmente en un entorno en el que la comunidad, la interacción humana y la creación de vínculos reales con y entre los miembros son de suma importancia para la experiencia de los residentes.