Un espacio de coworking es la segunda casa de los cowokers
Mantener cualquier espacio compartido limpio, organizado, seguro y cómodo a veces puede ser un problema para las personas que conviven en él. Cuando hablamos de un espacio de coworking, también puede convertirse en un problema si el gestor del espacio no lo impide desde el principio; especialmente cuando la comunidad crece.
Un espacio de coworking es el segundo hogar de sus miembros, ya que pasan allí la mayor parte de su tiempo trabajando, conviviendo, comiendo y participando en las actividades que el espacio organiza. Todo coworking ofrece espacios comunes que los miembros deberían cuidar; de lo contrario, podrían surgir problemas de convivencia. La atmósfera de un espacio de coworking define a la comunidad y, por lo tanto, debe ser cuidada por los miembros de la comunidad.
Los problemas de convivencia más comunes en un espacio de coworking ocurren cuando la comunidad no se preocupa por la limpieza, la seguridad y ni el ruido.
Limpieza
Especialmente en la cocina, nevera y baños. Coloca carteles en todas partes para recordar a los miembros que deben lavar las tazas, los vasos y los platos que usan o el fregadero de la cocina siempre estará lleno de platos sucios. Recuérdales que retiren los alimentos que dejan en la nevera al final de la semana o hazlo tú si ves que ellos no lo hacen; de lo contrario, la comida en el interior se pudrirá. Recuérdales también que no se olviden de coger el tupper que traen para la comida, de lo contrario tendrá una colección de cientos de tuppers de todos los tamaños habidos y por haber. El baño podría convertirse en un problema muy delicado si no está limpio; recuerda a los miembros que lo mantengan limpio y que tiren el inodoro en todo momento… Esto puede sonar increíble, pero sucede. Hazles saber que además de proporcionar un servicio de limpieza regular para mantener el espacio limpio y ordenado, la limpieza diaria también es responsabilidad de ellos.
Seguridad
La mayoría de los espacios de trabajo son 24/7, lo que significa que los miembros entran y salen todo el tiempo con un código de seguridad las 24 horas. Avisa a los miembros que los ordenadores, dispositivos electrónicos y pertenencias personales corren peligro de robo si ellos no se aseguran de cerrar bien el espacio cuando se vayan. Hazles saber que la seguridad también es su responsabilidad; las cámaras de seguridad y controles no son suficientes si ellos no van con cuidado.
Ruido
Un espacio de coworking reúne en un mismo espacio a profesionales y empresas que trabajan de forma independiente. Algunos miembros necesitan máxima concentración y silencio en su trabajo; otros, como los equipos, necesitan hablar en todo momento. Distribuye bien el espacio según las necesidades de tus clientes; coloca a los equipos en salas o áreas diferentes separados de los profesionales que buscan el silencio. Por otro lado, todos los miembros tienen reuniones o llamadas de Skype o llamadas telefónicas, a otros les gusta escuchar música mientras trabajan. ¿Permitirás que realicen todas estas actividades al mismo tiempo y en la misma zona de trabajo o destinarás diferentes salas o áreas para cada una de las actividades? Para crear un ambiente de trabajo agradable para todos, debes definir claramente las reglas sobre cómo y dónde realizar cada acción; teniendo en cuenta la personalidad de la comunidad y las necesidades de los miembros.
Normas y principios de convivencia
La relación entre tus coworkers y tu espacio de coworking debe estar bien definida con el objetivo de mantener el espacio de trabajo agradable, sano, limpio y organizado. El coworking es un negocio de hospitalidad. Por lo tanto, tu deber como gestor es proporcionar la mejor experiencia de trabajo para tu comunidad.
Escribe un conjunto de reglas y principios de convivencia, tanto a nivel individual en relación con el espacio de trabajo del usuario (coworker individual o equipos de trabajo), como en las áreas de uso común. Compártelos, pide la opinión a los miembros y haz que también contribuyan; la convivencia en los espacios de coworking se mejoran cuando ambos, equipo gestor y comunidad, trabajan juntos.
Informa a tus nuevos miembros dónde están visibles las normas de convivencia, de modo que cualquiera pueda consultarlo cuando lo desee.
Las normas de convivencia pueden incluir algunas de las sanciones o medidas que el espacio de coworking emplea si se rompen las reglas establecidas.
Algunos de los puntos que este documento debe cubrir son:
- Horario de apertura y acceso;
- Responsabilidad del coworking referente a artículos robados;
- Reglas de uso de las salas de reuniones;
- Uso y cuidado del espacio así como del resto de la comunidad;
- Consentimiento a modificar el diseño del espacio y personalizar el espacio de trabajo;
- Uso de las áreas comunes;
- Uso del logo y la imagen de marca del coworking en las comunicaciones;
- Protocolo de confidencialidad;
- Política de visitas clientes o colaboradores;
- Política de animales de compañía dentro del espacio;
- Plan de emergencia en caso de evacuación;
- Recogida de correo postal / creación de un domicilio fiscal;
- Silencio, música y ruido.
Este artículo ha sido escrito por Vanessa Sans, partner de HWL y posteriormente publicado en su Linkedin.
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